Sudah lama nih Iflix enggak kasih update episode baru drama Korea “What’s Wrong With Secretary Kim?”. Rupanya sudah berakhir pada episode ke-16, ya. Secretary Kim adalah tokoh utama dalam drama seri tersebut yang diperankan oleh Park Min Young. Highlight dari drama kocak ini adalah Secretary Kim yang tiba-tiba mengajukan resign karena merasa 9 tahun cukup menyita waktunya, hingga ia tak memiliki waktu untuk dirinya sendiri. Bayangkan, Secretary Kim bekerja dari pagi hingga larut malam. Menjadi pegawai yang datang paling awal tapi pulang paling akhir, untuk mengurus semua keperluan atasannya.

Pertanyaannya, apakah profesi sekretaris memang sebegitunya, ya? Harus mengerti segalanya, seperti kamus atau buku panduan berjalan. Apa benar tugas sekretaris itu sampai harus membuatkan teh bahkan memakaikan dasi segala ke bosnya? Dan mungkinkah seorang atasan jatuh cinta kepada sekretarisnya?

Ini kenapa coba tumben banget ngebahas drama Korea? Hahahaha. Benerrr kata ibu-ibu penggemar drakor, sesekali boleh lah nyantai dikit sambil nonton drama Korea. Tapi lebih dari itu, saya memang tertarik dari judulnya. Karena saya pernah bekerja sebagai asisten yang job desc-nya kurang lebih mirip dengan profesi sekretaris.

Sebelum diangkat jadi asisten posisi saya adalah business development staff. Karena saya masuk perusahaan sebagai staff pertama di kantor, saya banyak membantu atasan dalam berbagai hal. Lama-kelamaan ketika bisnis berkembang saya curhat dong sama HRD, kalau tugas saya kok jadi kayak sekretaris nih jadinya. Eh alih-alih rekrut sekretaris, Pak Bos malah mengangkat saya jadi asistennya. Jeng jeeeeng.

Di sini saya ingin meluruskan tentang profesi sekretaris berdasarkan pengalaman yang pernah saya dapat selama bekerja dahulu. Siapa tahu kan, ada yang niat jadi sekretaris karena pengin dapat jodoh seperti Secretary Kim.

Tugas dan Kewajiban Sekretaris

Tugas dari seorang sekretaris adalah melakukan pekerjaan rutin dan membantu atasan dalam menjalankan pekerjaannya. Memastikan segalanya berjalan lancar, agar atasan dapat bekerja dan menjalankan bisnis dengan baik. Misalnya nih, urusan deal dengan investor adalah tugas direktur, tapi yang mengatur waktu, tempat dan segala yang berhubungan dengan itu adalah tugas sekretaris.

Sekretaris hampir selalu mendampingi atasannya, karena melalui dirinya lah pihak-pihak baik di dalam maupun di luar organisasi bisa berhubungan dengan direktur. Apa yang digambarkan dalam drama Korea What’s Wrong with Secretary Kim memang ada benarnya sih, kalau gitu. Kecuali bagian membuatkan minuman, saya sih belum pernah ya. Karena di perusahaan pasti sudah ada orang yang dibayar untuk pekerjaan ini.

Menjalankan Perintah Atasan

Jadi sekretaris ya tentunya wajib menjalankan apa yang diperintahkan oleh atasan. Bisa perintah umum seperti informasi dan mengumpulkan data, bisa juga perintah yang agak-agak ajaib seperti mencari pohon atau tanaman anti nyamuk. Kok kepikiran aja gitu, loh. Yaudah apaan aja lah asal perintahnya enggak melanggar norma hukum dan agama, saya sih iyes!

Sebagai Perwakilan dan yang Dikuasakan

Sering kali sekretaris harus berperan sebagai perwakilan atasan, apabila atasan sedang berhalangan hadir dalam suatu agenda. Biasanya sebelum itu atasan akan memberi wejangan-wejangan serta beberapa alternatif langkah-langkah yang harus diambil terhadap suatu keputusan.

Saya dulu paling suka kalau disuruh mewakilkan beli mobil gitu. Hahahaaa. Beli mobil sendiri belum sanggup, eh sudah bisa beli mobil buat perusahaan. LOL. Nah ini berlanjut terus, kalau belinya nyicil berarti saya yang bayarin cicilannya. Kalau mobil sudah lunas, saya juga yang mengambil BPKB dengan surat kuasa. Ini kan jadi serasa mobil sendiri, hahahaha.

Apalagi untuk urusan hubungan dengan pihak luar, sudah pasti sekretaris menjadi yang paling depan. Wajib memfilter siapa-siapa yang bisa bertemu dengan atasan, dan siapa yang enggak bisa. Jadi enggak semua orang yang minta ketemuan sama direktur itu memang bisa beneran ketemu. Ada juga yang sama sekretaris saja sudah bisa selesai urusannya.

Apalagi kalau sekretarisnya macam Secretary Kim. Ulalaaa, cantik banget gitu ya kaaan, yang cewek-cewek aja pada betah, kali :P

Korespondensi dan Arsip

Di tingkat Sekolah Menengah Kejuruan ada pelajaran yang berhubungan dengan arsip dan korespondensi yang kemudian diperdalam di jurusan Sekretaris. Kebetulan saya ambil jurusan Akuntansi jadi hanya mendapat dasar-dasarnya saja di kelas satu.

Seorang sekretaris harus mencatat surat-surat yang masuk sebelum ditujukan kepada atasan. Pencatatan tanggal surat, nama pengirim dan isi surat. Begitupun dengan surat keluar harus ada catatan untuk mempermudah tracking dan tindak lanjutnya. Kedengarannya sepele, tapi begitu dikerjain enggak ada habisnya surat-surat masuk dan keluar terus :D

Scheduling

Yang terlintas paling pertama ketika mendengar kata sekretaris sebenarnya adalah tugas scheduling, atau mengatur jadwal atasan. Yang dimaksud adalah mengatur jadwal yang berkaitan dengan pekerjaan, jadwal meeting, perjalanan ke luar kota atau luar negeri and such. Atasan bisa saja meminta sekretaris mencatat jadwal pribadinya, agar bisa disesuaikan dengan jadwal kerja.

Secretary Kim mengatur jadwal atasannya—Lee Young Joon yang diperankan oleh Park Seo Joon, dari bangun tidur hingga menjelang tidur kembali. Ya mungkin ada juga kali yang kayak gini, bisa jadi kan si bos sibuknya bukan main. Jadi kalau sekretarisnya enggak ngatur jadwal sampai segitunya, maka pekerjaan bisa berantakan.

Cek Kelancaran Operasional

Atasan harus mendapatkan laporan operasional, yang mana semua laporan yang masuk harus melalui sekretaris. Jika ada departemen yang belum mengirimkan laporan maka sekretaris wajib menagihnya.

Termasuk juga di dalamnya harus bisa menginvestigasi masalah. Kalau ada problem sekretaris harus jadi yang paling update. Kalau bisa yang dilaporkan kepada atasan adalah masalah yang sudah ditangani dengan baik, bukan masalah yang masih membutuhkan solusi.

Menjadi sekretaris berarti harus siap bekerja dengan schedule padaaaat. Coba ya, operasional perusahaan aja mesti diawasi.

Minutes of Meeting

Laporan kepada atasan bisa juga dibahas pada sebuah meeting berkala yang dihadiri oleh kepala divisi, manager dan general manager. Sekretaris pula yang harus menyiapkan data yang sudah dilaporkan, menyiapkan tempat meeting dan sebagainya. Meeting mingguan, bulanan dan tahunan. Bisa dipastikan sekretaris enggak bisa bolos dari meeting walau hanya sekali.

Dan karena sekretaris menjadi orang yang paling tahu seluk beluk perusahaan, maka ia pun harus pandai menyimpan rahasia. Kadang tuh saya jadi asisten suka takut juga. Karena soal rahasia-rahasia ini, ada saja loh orang yang berniat mencari tahu, mengorek informasi demi kepentingan pribadi.

Tugas yang Tak Tertulis

Selain tugas-tugas rutin dan wajib yang sudah disebutkan di atas, ada juga loh keahlian yang harus dimiliki oleh sekretaris, semacam tugas tak tertulis gitu. Ini bisa dilakukan seiring berjalan waktu. Apa sih tugas tak kasat mata itu?

Memahami Atasan

Ya ampun, ini kedengarannya apa banget, ya? Tapi memang sekretaris harus paham dengan sifat atasannya. Misal atasan suka marah-marah, awalnya memang bikin sakit hati. Tapi lama-lama mungkin bisa dimengerti marahnya beliau itu bukan marah ke kita secara pribadi, tapi marah dengan kinerja yang buruk. Harus paham apa lagi?

Pahamilah seleranya. Selera berpakaian, makanan, jam tangan, mobil, musik, interior-eksterior, maskapai penerbangan dan hotel favoritnya, dan masih banyak lagi. Biar kenapa? Biar gampang kalau mau apa-apa karena kita sudah tahu maunya beliau.

Selain itu sekretaris juga harus tahu apa-apa yang enggak disukai atau dibenci atasannya, untuk meminimalisir kesalahan.

That’s why Secretary Kim hafal banget di luar kepala apa maunya Lee Young Joon. Bosnya itu enggak perlu berpanjang-lebar lagi tentang suatu hal. Misal dia bilang “Saya migrain”, langsung aja deh Secretary Kim telepon dokter pribadi si bos. Kim juga paham betul bosnya tak suka ada cable ties (pengikat kabel) di dalam ruang kerjanya. Bahkan ia sangat maklum kalau bos memuji dirinya sendiri, merasa paling ganteng dan sempurna sedunia. Karena memang begitulah si bos hidup dengan rasa percaya diri dan narsisme.

Tapi untuk tugas memakaikan dasi kepada si bos, di dunia nyata kayaknya enggak perlu ya. Seorang direktur pasti lah bisa memakai dasi sendiri. Kalau Secretary Kim sering memakaikan dasi kepada Lee Young Joon, itu disebabkan ia menyesal karena pernah memaki bosnya setelah mendapat tekanan dari pekerjaan. Dan lagipula mereka berdua sama-sama single, yasudaaaahh. Enggak akan ada yang marah juga :P

Tips Menjadi Sekretaris Kebanggaan Perusahaan

Meskipun pekerjaan sekretaris itu cukup menyita waktu tapi ada juga sisi positifnya. Sekretaris biasanya terkenal di kalangan tertentu karena kerap kali mendampingi atasan, dan ini menguntungkan. Somehow kita bisa mendapat beberapa keistimewaan, prioritas dan special treatment. Selama menjadi asisten saya paling suka kalau pergi ke bank, karena dikenal sebagai asistennya pak bos dan sering diberi kemudahan dalam urusan perbankan, meski itu urusan pribadi hihihi.

Saya enggak tahu apakah profesi sekretaris saat ini masih menjadi cita-cita atau enggak, tapi kalau lihat-lihat di situs lowongan kerja masih banyak banget yang mencari sekretaris dan personal assistant. Kedua profesi ini tugasnya mirip-mirip gitu, tapi pekerjaan personal assistant lebih luas dan banyak mengurus keperluan pribadi atasannya. Tapi ada juga bos yang menjadikan sekretaris sebagai asisten pribadinya.

Seingat saya hampir enggak ada waktu senggang soalnya banyak banget yang harus diurus. Belum lagi harus terima telepon yang sepanjang hari enggak ada berhentinya berdering. Makanya Secretary Kim selama 9 tahunnya jadi sekretaris enggak pernah punya pacar, hahaha.

Tapi kalau dijalani dengan senang hati akan seru-seru aja, sih. Saya coba kasih tipsnya ya, siapa tahu berguna untuk kalian yang sudah jadi atau baru mau melamar posisi sekretaris.

Sekolah di Akademi Sekretaris

Secara profesi mungkin saya belum bisa dibilang sekretaris betulan, ya. Karena belum pernah kuliah jurusan sekretaris. Perusahaan mungkin akan memprioritaskan pelamar lulusan akademi sekretaris, tapi bukannya enggak mungkin yang lulus dari jurusan lain juga bisa menikmati profesi ini.

Pintar Beradaptasi

Untuk tugas sehari-hari yang mewajibkan bertemu dengan banyak tipe manusia, sekretaris harus terbiasa beradaptasi. Menyesuaikan diri dengan siapa ia berhadapan, kasarnya ia bisa saja bertemu teknisi di pagi hari kemudian siang harinya makan satu meja dengan pejabat.

Begitupun dengan karyawan di perusahaan, harus tegas tapi enggak bossy (karena sekretaris kan bukan bos, ya). Dan juga tetap memiliki rasa simpati dan empati.

Banyak Mencari Referensi

Agar skill makin meningkat, banyak-banyaklah mencari referensi dan mempelajari banyak hal. Apa-apa yang sekiranya penting wajib dicatat, arsip yang rapi. Jadi kalau suatu hari akan resign, akan memudahkan penggantinya. Oh ya kalau mau resign pastikan mengajukannya jangan dadakan, ya. Harus dari jauh hari agar perusahaan bisa mendapat pengganti yang sesuai.

Sopan Santun

Sopan santun dalam berperilaku dan berpakaian sangat penting. Seorang sekretaris bisa jadi cerminan dari sebuah perusahaan. Contohnya seperti apa? Ya persis seperti Secretary Kim dong. Caranya bekerja, berbicara, berjalan dan sebagainya, sopan semua. Pakaiannya juga sopan, setiap ke kantor pasti pakai blouse lengan panjang. Rok pendeknya juga bisa dibilang standar, enggak kependekan untuk ukuran orang Korea. Kalau di Indonesia ya bisa deh roknya dipanjangin dikit, atau pakai celana panjang lebih enak lagi.

Kalau mungkin pernah ada rumor sekretaris itu harus pakai rok mini, sekarang kayaknya sudah enggak gitu ya. Seorang atasan yang baik pasti enggak akan mempermasalahkan itu, mereka akan lebih menyukai sekretaris yang bajunya sopan-sopan.

Jujur dan Tulus

Di mana pun berada pastikan kita selalu menjunjung tinggi kejujuran. Jujur itu bukan selalu soal korupsi enggak korupsi. Tapi bisa jujur pada diri sendiri, apakah nyaman dengan pekerjaan? Jujur dalam menjalankan tugas, jangan menutup-nutupi masalah apa pun kepada atasan (yang berhubungan dengan perusahaan).

Dan bekerjalah dengan tulus. Insya Allah, pahala balasannya yah tssaaay.

Hubungan Baik dengan Atasan

Jalin lah hubungan yang baik dengan atasan. Karena bos saya seorang pria maka saya pun berhubungan baik dengan isterinya, adiknya, keponakannya. Soalnya kadang ya mereka agak ngerepotin saya juga, sih. Hahahahaha.

Hubungan baik ini tak sebatas selama masa kerja, tapi kalau bisa terus berlanjut meski sudah resign dari kantor.

Dan hubungan yang baik ini bisa-bisa aja sih bikin sekretaris dan atasannya saling jatuh cinta, asalkan keduanya sama-sama single loh ya. SINGLE!!! Secara keduanya akan sering bersama-sama setiap hari, perasaan itu bisa saja tumbuh dengan sendirinya meski katanya bekerja secara profesional. Tapi kalau salah satu sudah memiliki pasangan, ya jangan pernah mimpi dan berharap. Realistis saja.

Beruntungnya Secretary Kim dilamar oleh Lee Young Joon juga karena keduanya sama-sama single. Dan lagi sebetulnya mereka sudah saling mengenal jauuuh sebelum menjadi atasan dan bawahan.

Menjadi sekretaris itu seru, ada yang mau coba? :P :P

Baca juga : Tips Pindahan Kantor